En la actualidad, la tecnología se ha convertido en una herramienta fundamental para muchas profesiones, incluyendo el auxiliar administrativo. Las empresas están siempre en busca de personas capaces de manejar sistemas de información, comunicarse eficientemente y utilizar herramientas digitales sin problemas en su puesto laboral.
Debido a esto, es común que los exámenes para opositores en este campo incluyan una evaluación de habilidades informáticas. A continuación se proporcionará información acerca de qué tipos de preguntas pueden aparecer y, sobre todo, cómo prepararles con antelación.
La formación recibida es fundamental a la hora de manejar eficientemente estas herramientas y así obtener el resultado que esperamos opositores en las oposiciones al auxiliar administrativo. Es vital comprender los componentes básicos del paquete ofimático Microsoft Office, conocido como Microsoft 365, en su última versión más reciente, lo que incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Las herramientas de esta suite permiten a los usuarios crear presentaciones profesionales con gráficos y objetos insertados fáciles para manejar.
Es crucial también conocer las propiedades de un producto multimedia como es el caso del soporte para videos, imágenes o audio en formato flv, mp4, AVI… etc. Además, es común realizar procesos de edición con aplicaciones avanzadas que permiten la grabación, transcripción y exportar como archivos estándar de vídeo.
Además de las herramientas propias del software anteriormente mencionado también hay otras formas en las que los sistemas operativos de ordenador, W indows o Linux, brindan al usuario una gran variedad de procesos a realizar como la creación de sistemas de respaldo y protección contra ataques maliciosos. Estas características juegan un papel importante a la hora de tomar precauciones durante esta oposición.
Herramientas básicas de ofimática
Una de las herramientas fundamentales que debe conocer cualquier opositor son las principales aplicaciones del paquete Microsoft Office, específicamente enfocadas en documentos y presentaciones. Debes ser capaz de navegar por los menús, identificar las pestañas correspondientes como Insertar, Hoja de cálculo…
Algunas partes interesantes que puedes estudiar son, por ejemplo: cómo se insertan gráficos con diferentes formas; manejo del tipo y formato de letra para cambiarlas tanto según el texto como seleccionado, en Word. Un opositor debe ser capaz también de importar fotografías y organizar el texto adecuadamente cuando se trabaje con el software Power Point.
Aquí hay algunas características a tener en cuenta durante la formación previa: El ordenador no utiliza un procesador en su versión más pura como lo hizo el viejo PC basado en AMD, aunque también podría ser de Intel. Además, no es posible utilizar los periféricos básicos ya que en muchos casos tienen el puerto USB deshabilitado por motivos de seguridad previa configuración del controlador con el software instalado.
También existen otros aspectos tan importantes como las hojas electrónicas donde se pueden realizar procesos contables y gestionar bases de datos. Debes conocer en profundidad a qué herramienta de la suite de ofimática pertenece cada componente para así obtener un mejor desempeño.
Estas son solo algunas características fundamentales, por eso es importante que antes empieces una candidatura a auxiliar administrativo, te apoyes bien y aprendas también otros aspectos menos relevantesy muy fácilmente comprensibles como la organización del tiempo que le toma elaborar cada tarea y así mantener la relación con un buen resultado final.
Manejo de bases de datos
Una base de datos es una colección relacionada de información, es decir: no contiene varias listas o tablas independientes ni secuencia de comandos. Se pueden crear hojas electrónicas para almacenar los datos en Microsoft Excel y ser capaces de realizar operaciones lógicas matemáticas como la división.
Estudia bien cómo se crea un formulariobase de datos, una forma organizada y clara, estructurados que simplifica el ingreso y recupero de información. También es fundamental dominar procedimientos para agregar o borrar registros o incluso filtrarte por fechas previamente establecidas.
Un auxiliar administrativo debe ser capaz de utilizar aplicaciones que permitan el gestionar grupos, crear tablas definidas, así como realizar cambios sobre los campos y, aunque es una tarea a desarrollar con dedicación, se venga siendo bastante útil para organizar tus papeles o estudios.
Es también fundamental conocer la relación entre un campo y otro campo al momento de llenar el formulario de datos ya sea para buscar información en el ordenador o realizar alguna comparativa.
Debes estar seguro a la hora de trabajar con formularios en Microsoft Access, gestionar bases de datos, es decir saber crear una base de datos relacionada, definir estructuras, realizar operaciones con los registros.
Software y dispositivos móviles
Es importante que te sientas familiarizado por lo menos a nivel superficial sobre cómo funcionan algunas herramientas con las cuales se trabaja a diario en el ámbito laboral como la gestión de bases de datos. Las organizadoras de los cursos y talleres ofrecidos, también están a cargo de enseñarte algunos de los aspectos básicos del paquete de Microsoft Office: Excel, Word, Outlook.
No solo en ordenadores se pueden realizar todos estos procesos, sino que desde el móvil también puedes tener acceso a la red, interactuar con diferentes aplicaciones que permiten realizar la gestión laboral, como compartir documentos, comunicarte con colegas…
Deberás ser capaz de identificar herramientas propias para dispositivos móviles que sean adecuadas para crear documentación en formato Microsoft Office 365. Estas funciones permitirán que puedan realizar estas tareas directamente desde el teléfono, tablet o cualquier dispositivo similar y siempre estar conectado a Internet.
Procedimientos de seguridad
Un auxiliar administrativo debe ser capaz de identificar la importancia del manejo adecuado para las cuentas de usuario en dispositivos tipo Android o aplicaciones como 1andrive.
Es crucial que comprendas los siguientes temas: evitar acciones no autorizadas, conocer las normativas y reglamentos para un trabajo remoto, ser capaz de identificar la información sensible a proteger al realizar procesos administrativos en el centro de trabajo.
Por último se considerarán todos los procedimientos necesarios para asegurarse que el sistema permanezca seguro. Esto incluyendo la realización de copias seguridad y actualizaciones regulares de los sistemas operativos.